Fungsi Query dalam Microsoft Accses

Query adalah bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data dengan berbagai jalan yang berbeda. Query dapat juga digunakan sebagai sumber data (record source) untuk object form, report dan page. Dengan query, kita dapat mengolah data dalam banyak tabel menjadi satu informasi yang kita inginkan.

Contoh gambar Query Design

Hal penting yang harus diperhatikan adalah query tidak sama dengan table. Walaupun query dalam mode datasheet hampir sama tampilannya dengan table, namun query tidak dapat digunakan untuk menyimpan data sebagaimana table karena memang sumber data dari query adalah dari table. Jika sumber data dan structure table dimodifikasi, maka data dan structure query ikut berubah. Query dapat digunakan untuk menampilkan data yang didapat dari menggabungkan beberapa table menjadi satu tampilan datasheet. Salah satu keunggulan query adalah ia dapat menggunakan rumus atau formula yang terdapat didalam Access, serta dapat pula menggunakan fungsi buatan sendiri yang telah dibuat didalam macro dan module VBA.

Jenis-jenis Query

Didalam Microsoft Access, terdapat lima jenis query yang dapat dibuat, diantaranya:

1. Select Queries, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu, mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis query yang paling umum dan sering digunakan.

2. Parameter Queries, yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data criteria dan parameter lainnya yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query jenis ini adalah pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box yang meminta Anda untuk megisi data-data yang diperlukan, misalnya kriteria ataupun nilai tertentu.

3. Crosstab Queries, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut di group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri (sebagai baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah atas (sebagai judul kolom).

4. Action Queries, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan memodifikasi suatu data dan structure table. Terdapat empat jenis action queries, yaitu:

a. Delete Queries, digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.

b. Update Queries, digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria tertentu.

c. Append Queries, digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table lainnya berdasarkan criteria tertentu.

d. Make-Table Queries, digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure dan datanya yang berasal dari satu table atau lebih.

5.  SQL Queries, atau bisa juga disebut SQL specific queries adalah query yang dibuat secara langsung menggunakan bahasa SQL. Pada prinsipnya, semua query sebenarnya dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah berbentuk visual (design view). Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL queries ini Anda hanya dapat membuatnya menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View. SQL queries ini dibagi lagi menjadi empat jenis, yaitu:

a. Union Query, digunakan untuk menggabungkan beberapa field didalam beberapa table menjadi satu field.

b.  Pass-through Query, digunakan untuk menjalankan query dengan sumber data dari ODBC database, seperti SQL-Server, FoxPro, dan lain-lain. Dengan pass-through query, kita dapat langsung terkoneksi dengan sumber data tanpa harus membuat dahulu link-table nya. Pass-through query dapat juga digunakan untuk menjalankan stored procedures didalam SQL Server.

c. Data-definition Query, digunakan untuk membuat structure table tanpa datanya, dimana structure table ini kita sendiri yang mendefinisikannya. Query ini dapat pula digunakan untuk menghapus, mengubah, dan menambahkan index kedalam tabel. Dilihat dari cara kerjanya, query jenis ini sebenarnya dapat dikelompokkan kedalam jenis action queries. Namun karena action queries umumnya dapat dibuat secara visual dan berhubungan dengan data secara langsung, dan data-definition query ini sebaliknya, maka ia dikelompokkan kedalam SQL Queries.

d. Subquery, yaitu query yang terdiri dari query lainnya, seperti dari select queries, action queries atau bahkan dari subquery lagi.

Pembuatan Query

Membuat query didalam Access bisa dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

    Menggunakan fasilitas wizard

    Secara design view

    Menggunakan kode SQL

Dari semua jenis query sebagaimana yang sudah disebutkan pada pelajaran sebelumnya, kendatipun diantaranya dapat dilihat dan dibuat secara visual (mode design view), tetaplah query tersebut bekerja diatas kode-kode SQL. Jadi sangat penting bagi kita selain memahami pembuatan query ini secara wizard maupun design view, adalah mempelajari dan memahami kode-kode SQL yang dibuat secara otomatis didalamnya.

Demikian artikel mengenai Fungsi Query dalam Microsoft Accses semoga bermanfaat..